Prowadzenie własnej firmy wymaga stosowania się do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych. Praktyka pokazuje jednak, że wymagań tych jest wiele, a do tego, cały czas ulegają one zmianom. Niestety, wszystko to sprawia, że w każdym przedsiębiorstwie może dojść do nieprawidłowości w kwestiach kadrowo-płacowych. Dobrym rozwiązaniem jest więc skorzystanie z zewnętrznego audytu, który umożliwia wyłapanie ewentualnych błędów i gwarantuje zgodność działań z prawem. Na czym polega profesjonalny audyt kadrowo-płacowy? I kiedy powinno się wykorzystać takie rozwiązanie? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.
Na czym polega audyt kadrowo-płacowy?
Audyt kadrowo-płacowy to kompleksowe sprawdzenie sposobu prowadzenia firmy, w szczególności jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników. Jego przeprowadzenie pozwala na wczesne wykrycie nieprawidłowości i daje możliwość wprowadzenia poprawek. Audyt może dotyczyć wszystkich pracowników i zleceniobiorców lub jakiejś ich części, czyli tzw. próbki.
Co obejmuje audyt kadrowo-płacowy?
Chodzi m.in. o sprawdzenie akt osobowych, sprawdzenie naliczanych wynagrodzeń oraz ich poprawności, kontrolę świadczeń z ZUS (np. weryfikacja dokumentów dotyczących zasiłku), kontrolę dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym, z rozliczeniem czasu pracy, a także z samą rzetelnością i terminowością procesów kadrowo-płacowych. Pełen audyt kadrowy może obejmować także sprawdzenie procesów rekrutacyjnych, czy regulacji wykorzystywanych w obrębie przedsiębiorstwa, związanych z polityką kadrową i płacową, w tym np. z obowiązującymi regulaminami czy statutami.
Wynikiem profesjonalnego audytu jest raport, który zawiera podsumowanie przeprowadzonych działań, zestawienie wyciągniętych wniosków, zestawienie ewentualnych nieprawidłowości, a także ocenę szeroko pojętej efektywności kadrowo-płacowej.
O czym warto pamiętać?
Przeprowadzenie audytu kadrowo-płacowego wiąże się z licznymi korzyściami. Na uwagę zasługuje przede wszystkim fakt, że kontrola ta jest przeprowadzana przez zewnętrzną firmę, która dokonuje oceny w sposób obiektywny. Wszystko to sprawia, że procesy zachodzące w firmie mogą zostać zoptymalizowane, a wszelkie błędy zawczasu wychwycone i wyjaśnione.
W jakich sytuacjach warto zlecić audyt kadrowo-płacowy? Jest on zalecany szczególnie wtedy, gdy:
- stwierdzone zostaną nieprawidłowości, np. braki w dokumentacji, błędy w jej wypełnianiu, nieodprowadzanie właściwych składek,
- zależy nam na pełnej poprawności procesów: audyt kadrowo-płacowy może być zlecany systematycznie, aby stale kontrolować funkcjonowanie kadr i płac,
- dochodzi do połączenia firm lub zmiany ich właściciela; konieczne staje się więc sprawdzenie stanu danej spółki, w tym wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości.
